SYARAT DAN KETENTUAN

Semua peserta diwajibkan untuk membaca dan memahami syarat serta ketentuan (“Syarat & Ketentuan”) sebelum mendaftar Surabaya Smada Half Marathon 2025 (SSHM25).

Harap diperhatikan bahwa peserta yang terdaftar adalah mereka yang telah menerima email konfirmasi resmi dari SSHM25, yang menyatakan bahwa mereka telah terdaftar secara sah melalui salah satu program pendaftaran berikut: Early Bird, Reguler, Pendaftaran Komunitas, atau program resmi lainnya yang disediakan oleh SSHM25 (“Peserta”).

KETENTUAN UMUM

Dengan mendaftar sebagai peserta Surabaya Smada Half Marathon 2025 (SSHM25), peserta menyatakan telah memahami dan menyetujui seluruh Syarat & Ketentuan yang berlaku.

1. Jadwal & Lokasi

Hari Pelaksanaan: Minggu, 3 Agustus 2025
Lokasi Start & Finish: Balai Kota Surabaya

2. Kategori Lomba

Tahun ini, SSHM25 menghadirkan tiga kategori lari:

5K
10K
21K (Half Marathon)

3. Kriteria Peserta

Pendaftaran terbuka untuk Warga Negara Indonesia (WNI) termasuk umum, pelajar, dan alumni seluruh SMA di Indonesia.
Peserta dapat mengikuti podium umum, terbuka untuk semua peserta di kategori 5K, 10K, dan 21K, dibagi berdasarkan kategori pria dan wanita.

4. Syarat Usia Peserta

Pada hari perlombaan, peserta wajib memenuhi batasan usia berikut:

5K: Minimal 13 tahun
10K: Minimal 16 tahun
21K (Half Marathon): Minimal 17 tahun
Peserta berusia di bawah 18 tahun wajib mengunggah surat izin orang tua saat pendaftaran.
Surat izin orang tua dapat di unduh disini

5. Rekomendasi Kesehatan & Risiko Lomba

Peserta disarankan untuk melakukan pemeriksaan medis sebelum mengikuti lomba.
Dengan mendaftar, peserta memahami bahwa kegiatan ini memiliki potensi risiko seperti cedera, masalah kesehatan, kecelakaan, atau kejadian tak terduga lainnya.
Pihak penyelenggara tidak bertanggung jawab atas:
- Risiko kesehatan yang timbul selama lomba
- Peserta yang terlambat datang
- Penyakit bawaan peserta
- Kehilangan atau kerusakan barang pribadi selama lomba
- Keadaan Force Majeure (bencana alam, cuaca ekstrem, dan kejadian tak terduga lainnya)

6. Keikutsertaan Peserta Hamil

Wanita hamil yang ingin berpartisipasi diwajibkan untuk melaporkan kondisi kehamilan dan menyertakan surat rekomendasi dokter serta surat pernyataan khusus.
Penyelenggara berhak menghentikan peserta hamil dari perlombaan apabila dianggap membahayakan kesehatannya.
Peserta dapat mengunduh surat pernyataan kehamilan disini.

7. Hak Cipta & Penggunaan Materi Publikasi

Dengan mengikuti SSHM25, peserta memberikan izin penuh kepada penyelenggara untuk menggunakan nama, foto, video, serta rekaman lomba untuk keperluan dokumentasi dan publikasi di berbagai media.
Seluruh materi foto, video, dan hasil dokumentasi selama acara menjadi hak milik penyelenggara dan dapat digunakan tanpa batasan waktu.
Hak ini bersifat permanen dan tidak dapat dicabut, baik untuk kebutuhan publikasi, distribusi, maupun promosi di masa depan.

8. Perubahan & Tambahan Syarat

Penyelenggara berhak mengubah atau menambahkan Syarat sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan sebelumnya.
Peserta wajib mengecek pembaruan Syarat & Ketentuan melalui situs resmi SSHM25 secara berkala.

Syarat lainnya yang belum tercantum akan ditetapkan dan diumumkan oleh penyelenggara di kemudian hari.

PENDAFTARAN

1. Pendaftaran & Ketentuan Pembayaran SSHM25

Pendaftaran dilakukan secara online melalui Google Form resmi SSHM25.
Peserta hanya dapat mendaftar di satu kategori yang telah dipilih.
Peserta tidak dapat pindah kategori ketika pendaftaran telah dikonfirmasi.
Satu Identitas, Satu Pendaftaran. Setiap peserta hanya diperbolehkan melakukan satu kali pendaftaran untuk satu identitas (KTP/SIM/Kartu Pelajar).
- Apabila terdapat lebih dari satu pendaftaran dengan identitas yang sama, maka data pada pendaftaran pertama yang akan dianggap sah, dan data berikutnya akan dihapus secara otomatis.
Duplikat Pendaftaran & Pembayaran Hangus. Jika peserta melakukan pendaftaran lebih dari satu kali dengan identitas yang sama dan melakukan pembayaran ganda, maka pembayaran pada pendaftaran kedua dan seterusnya dianggap hangus dan tidak dapat dikembalikan.
Bagi orang tua yang ingin mengajak anaknya yang berusia di bawah 13 tahun, anak tersebut wajib didaftarkan dengan kategori 5K, dan orang tua juga wajib mendaftar dalam kategori yang sama (5K).
Pembayaran hanya dapat dilakukan dengan melakukan transfer ke rekening resmi pembayaran Surabaya Smada Half Marathon.
Pembayaran yang dilakukan diluar pembayaran resmi, dianggap tidak melakukan pembayaran.
Dengan melakukan pendaftaran, peserta dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh Syarat & Ketentuan yang berlaku.

2. Biaya Pendaftaran SSHM25

5K: Rp 200.000 (Early Bird) | Rp 250.000 (Reguler)
10K: Rp 250.000 (Early Bird) | Rp 300.000 (Reguler)
21K (Half Marathon): Rp 300.000 (Early Bird) | Rp 400.000 (Reguler)
Program pendaftaran khusus, seperti pendaftaran pelajar, komunitas lari dan kelompok alumni, memiliki ketentuan harga tersendiri yang akan diinformasikan lebih lanjut.

3. Konfirmasi & Validasi Pendaftaran

Peserta akan menerima email konfirmasi setelah pembayaran berhasil diverifikasi oleh panitia.
Penyelenggara berhak menutup pendaftaran lebih awal jika kuota peserta telah terpenuhi.

4. Ketentuan Data Peserta

Peserta wajib mengisi formulir pendaftaran dengan data yang benar, akurat, dan lengkap.
Penyelenggara berhak menghubungi peserta sewaktu-waktu melalui email/whatsapp terkait informasi pendaftaran.
Peserta tidak dapat merubah ukuran jersey ketika pendaftaran telah dikonfirmasi.
Segala pemberitahuan yang dikirimkan ke email peserta yang terdaftar dianggap telah diterima oleh peserta.

5. Ketentuan Pembayaran & Kebijakan Refund

Biaya pendaftaran bersifat final dan tidak dapat dikembalikan dengan alasan apa pun.
Penyelenggara berhak membatalkan pendaftaran jika ditemukan data yang tidak benar, tidak lengkap, atau palsu.

6. Kebijakan Pemindahan & Penjualan BIB

Pendaftaran yang telah dikonfirmasi tidak dapat dipindahtangankan atau diperjualbelikan.
Dilarang keras menjual atau mentransfer BIB kepada pihak lain.
Peserta yang terbukti melakukan pelanggaran akan didiskualifikasi dan dilarang mengikuti event SSHM di masa mendatang.

RACE PACK COLLECTION

1. Jadwal & Lokasi Race Pack Collection (RPC)

Lokasi: Lantai 6 – WTC eMall Surabaya
Tanggal: 1–2 Agustus 2025
Waktu: 13.00 – 18.00 WIB

Informasi teknis dan detail pembagian nomor BIB akan diumumkan melalui email resmi peserta dan akun Instagram resmi @sshm_run.

2. Isi Race Pack

Race Pack berisi:

Nomor BIB
Jersey
Tas
Sponsor Items

3. Ketentuan Nomor BIB

Nomor BIB bersifat pribadi, tidak dapat ditukar atau dipindahtangankan.
BIB hanya diberikan setelah peserta menunjukkan konfirmasi pendaftaran (email) dan identitas diri (KTP/SIM/Kartu Pelajar).
Nomor BIB harus selalu terlihat jelas selama lomba.
Penyelenggara berhak menahan BIB atau Race Pack apabila terdapat pelanggaran data, indikasi kecurangan, atau ketidaksesuaian kategori.
Peserta tidak diperbolehkan mendaftar ganda dengan nama yang sama di dua kategori. Jika ditemukan, panitia berhak membatalkan salah satu atau seluruhnya.

4. Ketentuan Wajib – Penandatanganan Waiver

Semua peserta WAJIB menandatangani Surat Persetujuan Pribadi (Waiver Form) secara digital melalui platform MeteraiKu.
Waiver ini menyatakan bahwa peserta:

Mengikuti acara secara sukarela
Menyadari risiko yang mungkin timbul
Membebaskan panitia, sponsor, dan pihak terkait dari segala tuntutan medis/hukum
Waiver digital akan ditandatangani di lokasi RPC dengan pendampingan tim teknis MeteraiKu.

5. Pengambilan Race Pack oleh Perwakilan

Peserta yang tidak dapat hadir secara langsung dapat diwakilkan, dengan syarat:

Wajib melengkapi dokumen berikut:

Surat Kuasa Digital (akan disediakan di platform MeteraiKu)
Fotokopi/foto identitas peserta
Bukti pendaftaran (email konfirmasi atau kode registrasi)

Surat kuasa ini juga mencakup persetujuan atas isi waiver, sehingga peserta tetap menyetujui ketentuan dan tanggung jawab pribadi meskipun Race Pack diambil oleh orang lain.

⚠️ Satu perwakilan hanya boleh mengambil maksimal untuk 2 peserta.

6. Lain-lain

Race Pack tidak dikirim melalui pos dan tidak dapat diambil pada hari lomba (3 Agustus 2025).
Peserta yang tidak mengambil Race Pack sesuai jadwal dianggap mengundurkan diri dan tidak dapat meminta pengembalian biaya.

PERLOMBAAN

1. Waktu Resmi Perlombaan

Waktu resmi lomba akan ditampilkan di garis start dan finish.
Perhitungan waktu resmi sepenuhnya merupakan wewenang penyelenggara.
Peserta wajib datang minimal satu jam sebelum waktu start untuk memastikan kesiapan dan menghindari keterlambatan.
Rute yang telah ditentukan harus diikuti, dan keputusan panitia terkait hasil lomba bersifat final serta tidak dapat diganggu gugat

2. Start Line Cut Off, Cut Off Time, & Cut Off Point

Batas waktu start akan diberlakukan untuk setiap kategori lomba. Peserta yang tidak melewati garis start pada saat batas waktu start diberlakukan tidak diperkenankan untuk start dan akan diberikan status DNS (Did Not Start).
Berikut adalah batas waktu start untuk tiap kategori lomba:
- 21K: 10 menit setelah gun start
  10K: 15 menit setelah gun start
  5K: 20 menit setelah gun start
  Peserta yang tidak melewati garis start dalam batas waktu yang ditentukan dianggap tidak mengikuti lomba dan tidak berhak atas hasil atau medali finisher.
Peserta harus menyelesaikan lomba dalam batas waktu berikut:
- 5K: 1 jam 30 menit
- 10K: 2 jam
- 21K (Half Marathon): 3 jam 45 menit
Peserta yang tidak memenuhi Cut Off Time akan dinyatakan gagal finish (DNF) dan tidak berhak mendapatkan medali finisher.

3. Penggunaan BIB

Peserta wajib memakai nomor BIB selama perlombaan.
Nomor BIB harus terlihat jelas sepanjang lomba.

4. Peraturan Perilaku Selama Lomba

Peserta yang melakukan tindakan tidak sportif seperti menghalangi atau mengganggu pelari lain akan didiskualifikasi.
Tidak diperbolehkan menggunakan kendaraan, sepeda, skateboard, sepatu roda, stroller, atau alat bantu lain di jalur lomba.
Tidak diperbolehkan membawa hewan peliharaan, baik dengan atau tanpa tali.
Peserta tidak diperbolehkan memakai pakaian yang:
- Berpotensi membahayakan diri sendiri atau peserta lain.
- Menutupi wajah sepenuhnya saat berlari.
- Mengandung unsur politik, agama, atau iklan yang tidak resmi.
Diperbolehkan membawa aksesoris seperti headband, wristband, atau atribut khas alumni yang tidak mengganggu jalannya acara.
Tidak diperbolehkan menggunakan alat atau atribut yang dapat membingungkan peserta lain atau panitia, termasuk suara yang terlalu keras.
Kecurangan seperti mempersingkat rute, menggunakan kendaraan, atau menghalangi peserta lain akan berujung pada diskualifikasi.
Peserta yang melanggar aturan dapat didiskualifikasi tanpa mendapatkan medali finisher dan pengembalian biaya pendaftaran.
Peserta yang didiskulifikasi dinyatakan sebagai DNF (Do Not Finish).
Dilarang membuang sampah sembarangan di area acara. Tersedia tempat sampah di berbagai titik sepanjang rute lari.
Segala bentuk tindakan tidak sportif atau merusak fasilitas akan dikenakan sanksi dari Penyelenggara.

5. Fasilitas Lomba

Hydration station akan tersedia di sepanjang rute dan garis finis.
Gel station tersedia untuk kategori 21K.
Sponge station tersedia untuk kategori 21K.

6. Keamanan & Medis

Keamanan jalur dikendalikan oleh kepolisian & dinas perhubungan.
Layanan medis disediakan oleh penyelenggara bekerja sama dengan rumah sakit dan tenaga medis.
Tim medis berhak menghentikan peserta yang dianggap tidak mampu melanjutkan lomba.
Peserta dianjurkan untuk mendapatkan rekomendasi medis sebelum lomba.
Peserta memahami bahwa mengikuti lomba ini memiliki potensi risiko seperti cedera, masalah kesehatan, kecelakaan, atau kejadian tak terduga lainnya.
Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas segala cedera, kehilangan, atau kerusakan properti yang terjadi selama acara berlangsung.
Setiap peserta wajib memastikan kondisi fisiknya cukup baik untuk berpartisipasi dan disarankan untuk berkonsultasi dengan tenaga medis sebelumnya.
Peserta yang mengalami cedera serius atau kondisi medis yang tidak memungkinkan untuk melanjutkan lari wajib mengundurkan diri demi keselamatan.
Penyelenggara berhak menghentikan peserta yang dianggap tidak mampu melanjutkan lari demi alasan kesehatan.

7. Kepatuhan Terhadap Peraturan

Marshal akan ditempatkan di sepanjang rute untuk memastikan peserta mematuhi peraturan.
Peserta yang melanggar aturan dapat dihentikan dan didiskualifikasi dari perlombaan.

HADIAH & JUARA

1. Ketentuan Pemenang & Hadiah SSHM25

Pemenang lomba (Winner) adalah peserta yang mencapai garis finish dengan waktu resmi terbaik berdasarkan catatan waktu yang dihitung oleh penyelenggara.
Pemenang wajib menggunakan nomor BIB selama perlombaan.

2. Kategori Hadiah & Pembagian Podium

Setiap kategori lomba hanya memiliki satu jenis podium, yang dibedakan berdasarkan kategori lomba.
Hadiah diberikan kepada pemenang dengan nominal yang telah ditentukan di masing-masing.

3. Pajak Hadiah & Proses Pencairan

Hadiah berupa uang tunai dengan nominal yang telah ditetapkan oleh penyelenggara.
Pajak hadiah akan dikenakan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku dan sepenuhnya menjadi tanggung jawab pemenang.
Penyelenggara bertanggung jawab untuk memungut, menyetor, dan melaporkan pajak hadiah kepada pihak berwenang.

4. Ketentuan Pencairan Hadiah

Pemenang harus menunjukkan bukti identitas diri yang valid untuk mengklaim hadiah.
Pemenang yang tidak dapat menunjukkan bukti identitas yang sah akan didiskualifikasi dan tidak berhak menerima hadiah.
Kesalahan dalam memberikan informasi yang menyebabkan keterlambatan pencairan hadiah sepenuhnya menjadi tanggung jawab pemenang.

CUACA & FORCE MAJEURE

Penyelenggara berhak membatalkan atau menjadwalkan ulang SSHM25 jika terjadi kondisi Force Majeure.
Jika lomba dibatalkan atau dijadwalkan ulang karena Force Majeure, biaya pendaftaran tidak dapat dikembalikan, dan penyelenggara tidak bertanggung jawab atas risiko atau kerugian yang mungkin terjadi akibat pembatalan atau perubahan jadwal.
Acara akan tetap berlangsung dalam kondisi hujan ringan, kecuali terjadi cuaca ekstrem atau keadaan darurat yang membahayakan keselamatan peserta.
Penyelenggara tidak bertanggung jawab untuk mengembalikan biaya pendaftaran yang telah dibayarkan oleh peserta dan tidak menanggung atas segala risiko atau konsekuensi yang mungkin terjadi akibat pembatalan atau penjadwalan ulang lomba.

LAIN-LAIN

Keputusan Penyelenggara bersifat mutlak dan tidak dapat diganggu gugat.
Semua peserta diharapkan menikmati acara dengan penuh semangat, kebersamaan, dan nostalgia.
Informasi terbaru mengenai acara dapat diakses melalui kanal resmi SSHM25.